حوّل ملف إكسل الموظفين إلى نظام شؤون موظفين وإجازات
ملف الموظفين يحمل أكثر بياناتك حساسية، ومع ذلك يتنقّل بالبريد. ارفعه، وفنّان يقترح نظاماً بملف لكل موظف، وأقسام، وأرصدة وطلبات إجازة تُعتمد من المدير، وصلاحيات تجعل كل شخص يرى ما يخصّه فقط. وبيانات موظفيك تنتقل معه.
متى يضيق بك ملف الإكسل؟
بيانات حسّاسة في ملف مفتوح
من يصله الملف يرى بيانات الجميع، ولا تستطيع إظهار عمود لشخص وإخفاءه عن آخر.
طلبات الإجازة في الرسائل
الطلب يأتي على الواتساب، والموافقة شفهية، والرصيد يُعدَّل يدوياً إن تذكّر أحد.
تواريخ مهمّة تمرّ دون تنبيه
انتهاء عقد أو وثيقة لا يظهر في الملف إلا إن بحثت عنه بنفسك.
ماذا يصبح كل عمود في ملفك؟
هذه أعمدة شائعة في ملفات كهذا، وما يقرؤه فنّان منها، وكيف تظهر في النظام.
عنوان ملف الموظف وحقل البحث الأول.
المعرّف الفريد، وبه تُربط أوراق الإجازات والحضور بالموظف.
قسم للإدارات، وفلتر، وتقرير بعدد الموظفين في كل قسم.
حقل نصي يظهر في ملف الموظف.
حقل تاريخ، ومنه مدة الخدمة.
الرصيد الافتتاحي، ويتغيّر مع كل طلب إجازة معتمد.
حقل بريد، وتستطيع استخدامه لدعوة الموظف إلى حسابه.
ما الذي يقترحه فنّان لملف كهذا؟
اقتراح تراه قبل البناء وتعدّله: أطفئ قسماً، أعد تسمية حقل، أو أضف ما ينقص بجملة.
الشاشات
- دليل الموظفين ببحث وفلتر حسب القسم
- ملف موظف ببياناته ورصيده وطلباته
- نموذج طلب إجازة وشاشة اعتماد
- قائمة التواريخ القريبة الانتهاء
التقارير
- عدد الموظفين حسب القسم
- من في إجازة هذا الأسبوع
- أرصدة الإجازات المتبقية
الأدوار
- مسؤول موارد بشرية يرى الكل
- مدير قسم يعتمد طلبات فريقه
- موظف يرى ملفه ويقدّم طلباته
خمس خطوات: حوّل ملف إكسل الموظفين إلى نظام شؤون موظفين وإجازات
- 1
جهّز ملف الموظفين
موظف في كل صف وعمود لكل معلومة. احذف الأعمدة التي لا تريد نقلها، ووحّد أسماء الأقسام وصيغة التواريخ.
- 2
ارفع الملف في «من إكسل إلى تطبيق»
افتح «من إكسل إلى تطبيق» في فنّان وارفع ملف .xlsx أو .csv حتى 10 ميغابايت.
- 3
راجع ما قرأه فنّان
تأكّد من أنواع الأعمدة: التواريخ تواريخ، والأرصدة أرقام، والأقسام فئات بقيمها الصحيحة. أطفئ أي عمود لا تريده في النظام.
- 4
حدّد الأدوار والصلاحيات
هذه أهم خطوة في نظام الموظفين: من يرى ملفات الجميع، ومن يعتمد الإجازات، وماذا يرى الموظف عن نفسه. عدّل الأدوار المقترحة قبل البناء.
- 5
ابنِ النظام وادعُ فريقك
بعد البناء راجع النظام بحساب المسؤول، ثم ادعُ المديرين والموظفين وأعطِ كل واحد دوره من مركز التحكم.
نظام لشؤون موظفي شركة مقاولات صغيرة. الموظف يقدّم طلب الإجازة من جواله، ومدير القسم يعتمده، والرصيد يُخصم تلقائياً. مسؤول الموارد البشرية وحده يرى ملفات الجميع، وأريد قائمة بالعقود التي تنتهي خلال 60 يوماً.
بصراحة: الحدود التي يجب أن تعرفها
أسئلة تتكرّر
كيف أحوّل ملف إكسل الموظفين إلى نظام موارد بشرية؟
من يستطيع رؤية بيانات الموظفين بعد التحويل؟
هل يحسب النظام الرواتب؟
هل يستطيع الموظف تقديم طلب الإجازة من جواله؟
ما حدود استيراد الموظفين من ملف الإكسل؟
هل تحويل ملف الموظفين إلى نظام مجاني؟
ملفات أخرى تتحوّل إلى أنظمة
من إكسل إلى تطبيق
الصفحة الرئيسية للميزة: كيف يقرأ فنّان ملفك، وماذا يقترح، وكيف يبني النظام وبياناتك داخله.
تعرّف على الميزةنظام إدارة العملاء (CRM)
ملف العملاء يصبح نظام CRM: بطاقة لكل عميل، وسجل تواصل، ومتابعات لا تُنسى.
اسم العميلالجوالالمدينةالمصدرالخطوات والأعمدةنظام إدارة المخزون والمستودعات
ملف الأصناف يصبح نظام مخزون: أرصدة محدّثة، وتنبيه عند النقص، وحركة لكل صنف.
اسم الصنفرمز الصنف (SKU)الكميةحد إعادة الطلبالخطوات والأعمدةنظام الفواتير والتحصيل
سجل الفواتير يصبح نظاماً: فاتورة لكل عميل، وحالة دفع واضحة، وقائمة بالمتأخرات.
رقم الفاتورةالعميلتاريخ الفاتورةتاريخ الاستحقاقالخطوات والأعمدةنظام الحجوزات والمواعيد
جدول المواعيد يصبح نظام حجوزات: تقويم واضح، وبلا حجز مكرّر، وسجل لكل عميل.
اسم العميلالجوالالخدمةالمختصالخطوات والأعمدةكيف تحوّل ملف إكسل إلى نظام متكامل
الدليل الكامل خطوة بخطوة: تجهيز الملف، رفعه، مراجعة ما يقترحه فنّان، البناء، ثم يوم الانتقال من الملف إلى النظام.
اقرأ الدليلملفك جاهز. نظامك على بُعد رفعة.
ارفع ملف الإكسل وراجع ما يقترحه فنّان، ثم احصل على نظام شؤون الموظفين والإجازات يعمل ببياناتك. «من إكسل إلى تطبيق» ضمن الخطط المدفوعة، والتسجيل مجاني.