حوّل الشيت المحاسبي في إكسل إلى نظام حسابات ومصروفات
برنامج الإكسل المحاسبي يخدمك حتى تكثر الأوراق والمعادلات، ثم يصبح كل كشف حساب بحثاً يدوياً. ارفع ملف حساباتك، وفنّان يقترح نظاماً بدليل حسابات، وقيود مرتبطة بحساباتها، وكشف حساب لكل عميل ومورّد، وتقارير مصروفات وإيرادات شهرية، وصلاحيات لمن يُدخل ومن يراجع. وقيودك السابقة تنتقل معه.
متى يضيق بك ملف الإكسل؟
معادلات تنكسر بصمت
صف يُدرج في المكان الخطأ أو خانة تُكتب فوق معادلة، فيتغيّر المجموع ولا يلاحظ أحد حتى آخر الشهر.
كشف الحساب عمل يدوي
لتعرف رصيد عميل أو مورّد تفلتر وتجمع وتنسخ إلى ورقة جديدة، ثم تعيد الشيء نفسه الشهر القادم.
لا فصل بين من يُدخل ومن يراجع
من يفتح الملف يستطيع تعديل قيد قديم، ولا شيء يُظهر أن مبلغاً تغيّر بعد إقفال الشهر.
ماذا يصبح كل عمود في ملفك؟
هذه أعمدة شائعة في ملفات كهذا، وما يقرؤه فنّان منها، وكيف تظهر في النظام.
حقل تاريخ، وأساس التقارير الشهرية وإقفال الفترات.
وصف القيد، وبه تبحث في السجل.
يتحوّل إلى دليل حسابات، وكل قيد يرتبط بحسابه.
حقل مالي يُجمع في أرصدة الحسابات.
حقل مالي مقابل، ومنهما يُحسب رصيد كل حساب.
نقد، تحويل، بطاقة: فلتر وتقرير حسب الطريقة.
قسم للعملاء والمورّدين، ومنه كشف حساب لكل طرف.
ما الذي يقترحه فنّان لملف كهذا؟
اقتراح تراه قبل البناء وتعدّله: أطفئ قسماً، أعد تسمية حقل، أو أضف ما ينقص بجملة.
الشاشات
- سجل القيود ببحث وفلاتر بالتاريخ والحساب
- دليل الحسابات برصيد كل حساب
- كشف حساب لكل عميل ومورّد
- نموذج قيد جديد بحقول من الأنواع الصحيحة
التقارير
- المصروفات والإيرادات شهرياً
- أرصدة العملاء والمورّدين
- المصروفات حسب الحساب وطريقة الدفع
الأدوار
- محاسب يُدخل القيود ويعدّلها
- مدير يراجع ويرى التقارير
- حساب للقراءة فقط للمراجع الخارجي
خمس خطوات: حوّل الشيت المحاسبي في إكسل إلى نظام حسابات ومصروفات
- 1
جهّز الشيت المحاسبي
قيد في كل صف، والمبالغ أرقام بلا رمز العملة، والتواريخ بصيغة واحدة. وحّد أسماء الحسابات والعملاء والمورّدين، واحذف صفوف المجاميع الوسيطة: النظام يحسبها بنفسه.
- 2
ارفع الملف في «من إكسل إلى تطبيق»
ارفع ملف .xlsx أو .csv حتى 10 ميغابايت. إن كان لكل شهر أو لكل نشاط ورقة، فارفع الملف كاملاً ليُقرأ ورقةً ورقة.
- 3
راجع الأنواع والروابط
تأكّد أن المدين والدائن قُرئا مبالغ والتاريخ تاريخاً، وأن الحسابات ظهرت فئات بقيمها الصحيحة، وراجع الربط المقترح بين القيود والعملاء والمورّدين.
- 4
عدّل النظام المقترح
اكتب في الوصف قواعدك: من يُدخل ومن يراجع، وهل يُمنع تعديل قيد بعد إقفال الشهر، وما التقارير التي يحتاجها محاسبك.
- 5
ابنِ النظام وطابق الأرصدة
بعد البناء قارن رصيد كل حساب في النظام برصيده في الملف. حين تتطابق الأرقام، سجّل القيود الجديدة في النظام وحده.
نظام حسابات لمحل مواد بناء. المحاسب يُدخل المبيعات والمشتريات والمصروفات، والمدير يرى التقارير فقط. أريد كشف حساب لكل عميل آجل ولكل مورّد، وتقريراً شهرياً بالمصروفات حسب الحساب، ومنع تعديل أي قيد بعد إقفال الشهر.
بصراحة: الحدود التي يجب أن تعرفها
أسئلة تتكرّر
كيف أحوّل برنامج الإكسل المحاسبي إلى نظام حسابات؟
هل يصلح لملف حسابات ومخازن معاً؟
هل تنتقل معادلات الإكسل والمجاميع؟
هل يفي بمتطلبات الزكاة والضريبة والفوترة الإلكترونية؟
هل يستطيع محاسبي الخارجي الاطلاع على الحسابات؟
ما حدود استيراد القيود من ملف الإكسل؟
هل تحويل ملف القيود إلى نظام مجاني؟
ملفات أخرى تتحوّل إلى أنظمة
من إكسل إلى تطبيق
الصفحة الرئيسية للميزة: كيف يقرأ فنّان ملفك، وماذا يقترح، وكيف يبني النظام وبياناتك داخله.
تعرّف على الميزةنظام إدارة العملاء (CRM)
ملف العملاء يصبح نظام CRM: بطاقة لكل عميل، وسجل تواصل، ومتابعات لا تُنسى.
اسم العميلالجوالالمدينةالمصدرالخطوات والأعمدةنظام إدارة المخزون والمستودعات
ملف الأصناف يصبح نظام مخزون: أرصدة محدّثة، وتنبيه عند النقص، وحركة لكل صنف.
اسم الصنفرمز الصنف (SKU)الكميةحد إعادة الطلبالخطوات والأعمدةنظام الفواتير والتحصيل
سجل الفواتير يصبح نظاماً: فاتورة لكل عميل، وحالة دفع واضحة، وقائمة بالمتأخرات.
رقم الفاتورةالعميلتاريخ الفاتورةتاريخ الاستحقاقالخطوات والأعمدةنظام الحجوزات والمواعيد
جدول المواعيد يصبح نظام حجوزات: تقويم واضح، وبلا حجز مكرّر، وسجل لكل عميل.
اسم العميلالجوالالخدمةالمختصالخطوات والأعمدةنظام شؤون الموظفين والإجازات
ملف الموظفين يصبح نظاماً: ملف لكل موظف، وأرصدة إجازات، وطلبات تُعتمد بدل الرسائل.
اسم الموظفالرقم الوظيفيالقسمالمسمّى الوظيفيالخطوات والأعمدةكيف تحوّل ملف إكسل إلى نظام متكامل
الدليل الكامل خطوة بخطوة: تجهيز الملف، رفعه، مراجعة ما يقترحه فنّان، البناء، ثم يوم الانتقال من الملف إلى النظام.
اقرأ الدليلملفك جاهز. نظامك على بُعد رفعة.
ارفع ملف الإكسل وراجع ما يقترحه فنّان، ثم احصل على نظام الحسابات والمصروفات يعمل ببياناتك. التسجيل مجاني.