تسلسل الخطوات التي يمر بها طلب أو معاملة من بدايتها إلى نهايتها: من يفعل ماذا، وبأي ترتيب، ومن يعتمد.
كل عمل متكرر في أي شركة له سير عمل، سواء كُتب أم بقي في رؤوس الموظفين. طلب الإجازة مثلاً: يقدّمه الموظف، يوافق المدير المباشر، تسجّله الموارد البشرية، ثم يُخصم من الرصيد. لكل خطوة شخص مسؤول وحالة واضحة مثل «بانتظار الموافقة» أو «معتمد» أو «مرفوض». والنظام الجيد يعرف هذه الحالات وينقل الطلب بينها وينبّه صاحب الدور.
حين يعيش سير العمل في الورق وواتساب تضيع الطلبات بين الخطوات، ولا يعرف أحد أين توقفت المعاملة ولا من أخّرها. وتحويله إلى نظام يعطي كل طلب مكاناً واحداً وحالة مرئية وسجلاً بمن فعل ماذا ومتى. في فنّان تصف التسلسل بكلامك، أو تبدأ من ملف الطلبات في من إكسل إلى تطبيق، فتحصل على نظام بنماذج وأدوار للمالك والمدير والموظف. نصيحة عملية: ارسم السير الحالي كما يحدث فعلاً لا كما يُفترض، ثم احذف خطوة واحدة على الأقل قبل رقمنته. رقمنة إجراء معقّد تنتج تعقيداً رقمياً.