كيف أحافظ على بيانات شركتي آمنة؟

تُعطى الصلاحيات عبر الأدوار لا عبر الأشخاص: تعرّف عدداً قليلاً من الأدوار مثل مالك ومدير وموظف، وتحدّد لكل دور ما يراه وما يضيفه وما يعدّله وما يحذفه، ثم تسند كل موظف إلى دور بحساب دخول خاص به. ملف الإكسل لا يقدر على هذا بشكل موثوق، ولذلك تحتاج نظاماً فيه تسجيل دخول وقاعدة بيانات.

خذ نسخة من بيانات البرنامج بانتظام، واحفظها في مكان غير الكمبيوتر نفسه: ذاكرة خارجية أو قرص ثانٍ أو تخزين سحابي. القاعدة البسيطة: نسخة كل يوم عمل، ونسخة أسبوعية تُحفظ خارج المحل. والأهم أن تجرّب الاستعادة مرة واحدة على الأقل، فالنسخة التي لم تُجرَّب استعادتها لا يُعتمد عليها وقت الحاجة.

احفظ البيانات محلياً على الجهاز إذا كان البرنامج يعمل على كمبيوتر واحد وتريده أن يشتغل بلا إنترنت، مع التزامك بالنسخ الاحتياطي بنفسك. واختر السحابة إذا كانت عدة أجهزة أو فروع تحتاج أن ترى السجلات نفسها في اللحظة نفسها، وتقبل أن العمل يتطلب اتصالاً بالإنترنت وتسجيل دخول. السؤال الحاسم: كم جهازاً يحتاج البيانات؟

انقل بياناتك القديمة على أربع مراحل: نظّف الملف أولاً بحيث يكون له صف عناوين واحد وكل عمود بنوع واحد، وحّد صيغة التواريخ والأرقام وأرقام الجوال، جرّب الاستيراد على نسخة صغيرة من الملف، ثم استورد الكل وقارن عدد الصفوف والإجماليات مع الأصل. واحتفظ بالملف الأصلي كما هو ولا تعدّل عليه.