أحفظ بيانات برنامجي على الجهاز أو في السحابة؟

نعم، بشرط أن تُحفظ البيانات في مكان واحد تصل إليه كل الأجهزة، وهو عادة قاعدة بيانات سحابية يسجّل كل جهاز دخوله إليها عبر الإنترنت. أما تثبيت البرنامج نفسه على عدة أجهزة ببيانات محلية فلا يربطها ببعض: كل جهاز يحتفظ بسجلاته وحده. فاحسم الأمر عند البناء بحسب عدد الأجهزة التي تحتاج السجلات نفسها.

البرنامج يعمل بدون إنترنت إذا توفر شرطان: أن يكون مثبّتاً على الكمبيوتر نفسه لا مفتوحاً من المتصفح، وأن تُحفظ بياناته في قاعدة بيانات محلية على الجهاز. بهذا يفتح ويبيع ويطبع ولو انقطع الاتصال أياماً. المقابل أن البيانات تبقى على ذلك الجهاز وحده، وأن نسخها الاحتياطي مسؤوليتك أنت.

خذ نسخة من بيانات البرنامج بانتظام، واحفظها في مكان غير الكمبيوتر نفسه: ذاكرة خارجية أو قرص ثانٍ أو تخزين سحابي. القاعدة البسيطة: نسخة كل يوم عمل، ونسخة أسبوعية تُحفظ خارج المحل. والأهم أن تجرّب الاستعادة مرة واحدة على الأقل، فالنسخة التي لم تُجرَّب استعادتها لا يُعتمد عليها وقت الحاجة.

أمان بيانات الشركة يقوم على أربع عادات: حساب دخول شخصي لكل موظف بدل الحسابات والملفات المشتركة، وصلاحيات بحسب الدور بحيث يرى كل شخص ما يحتاجه فقط، ونسخ احتياطي منتظم تجرّب استعادته فعلاً، وتحكّم في من يقدر يصدّر أو يحذف. أغلب حوادث فقدان البيانات في الشركات الصغيرة سببها خطأ بشري أو ملف منسوخ، لا اختراق معقّد.